Les comptes de la copropriété

Les conseils syndicaux ne savent pas toujours comment contrôler les comptes de leur copropriété. Voici de quoi réfuter quelques idées reçues et se concentrer sur l’essentiel.

Il suffit de vérifier les factures pour contrôler la tenue des comptes

FAUX

Pointer les factures permet de contrôler les dépenses engagées au cours de l’année (contrats, réparations diverses, frais du syndic, etc.) et de vérifier leur évolution par rapport aux exercices précédents. Un exercice de rapprochement primordial, mais qui a souvent tendance à prendre le pas sur d’autres actions essentielles. Comme l’examen du livre journal, du grand livre et de la balance des paiements, qui permet de mettre au jour des erreurs comptables (comptes non apurés, dépenses mal imputées, etc.). L’idéal est de parvenir à assurer un suivi régulier des factures, afin de dégager du temps pour un examen comptable plus approfondi, à mener 2 mois au moins avant l’assemblée générale (AG). Les conseils syndicaux ont la possibilité de suivre une formation comptable, voire de se faire accompagner par un expert-comptable, comme la loi les y autorise (1). Pour cette deuxième option, il faut compter 900 € la journée, au minimum.

Le compte d’attente doit être soldé à la fin de chaque exercice

VRAI et FAUX

Selon la loi, le compte d’attente (n° 47), qui sert à inscrire les sommes, en crédit ou en débit, non affectées à un compte précis, doit être soldé à la fin de chaque exercice. Mais certaines dépenses peuvent être à cheval sur deux exercices, différant ce solde. Dans ce cas, la loi (7) impose au syndic de « justifie(r) ligne par ligne » l’origine de l’écriture et la raison de son maintien en compte d’attente. Soyez vigilants et demandez des comptes !

Seul le conseil syndical a un droit d’accès aux documents comptables

FAUX

Les conseillers syndicaux ont accès, sur demande au syndic, à « toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et [...] à l’administration de la copropriété » (2). La fenêtre de tir est plus étroite pour les copropriétaires qui ne sont pas membres du conseil syndical. Mais ils peuvent aussi consulter les divers documents comptables « pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci »(3), selon des conditions (durée, lieu) fixées par le syndic (4) et annexées à la convocation à l’AG.

Le conseil syndical a accès aux relevés bancaires de la copropriété

VRAI...

mais uniquement par l’intermédiaire du syndic. Le compte bancaire étant ouvert au nom du syndicat, seul son représentant légal, le syndic, a accès directement au compte. La loi (8) prévoit que ce dernier « met à disposition » du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte séparé ouvert au nom de la copropriété, « dès réception de ceux-ci ». Dans les immeubles de moins de 16 lots qui ont dispensé le syndic d’ouvrir un tel compte, il « transmet » au président du conseil syndical, sans que ce dernier ait besoin d’en faire la demande, les relevés du sous-compte au nom du syndicat.

Les documents comptables doivent figurer sur l’extranet

FAUX

Les textes,à l’heure actuelle, n’imposent qu’une obligation : celle, pour tout syndic professionnel, de proposer en AG la mise en place d’« un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ». Quand il est validé par l’AG, cet accès doit être « différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical » (5). Pas d’obligation, en revanche, quant au contenu de l’extranet, dont l’appréciation est laissée aux syndics. Dans les faits, les comportements varient d’un professionnel à l’autre. Certains se contentent d’y faire figurer le règlement de copropriété et les procès-verbaux d’AG, quand d’autres, plus rares, y déposent factures, devis et contrats.

Il est possible de contester des comptes validés en AG

VRAI

Au même titre que toute décision d’assemblée, la validation des comptes peut être contestée par un copropriétaire opposant ou défaillant, dans les 2 mois suivant la notification de la résolution par le syndic (6). Mais le jeu en vaut-il la chandelle ? Éric Audineau, avocat à Paris, n’en est pas convaincu : « L’intérêt d’une action en annulation des comptes est souvent limité : on ne revient pas sur une dépense passée. En revanche, si l’examen des comptes met au jour une irrégularité d’écriture, cela peut en valoir la peine. » Et de citer le cas d’un copropriétaire s’étant aperçu, après-coup, que le syndic de son immeuble avait fait passer les frais d’avocat de la copropriété dans les comptes travaux...La validation des comptes est souvent l’opportunité d’agir en justice pour contester une régularisation de charge individuelle ou des frais de relance pour impayés. Compte tenu de la faiblesse des sommes en jeu, quelques centaines d’euros, l’avocat conseille aux copropriétaires qui s’adressent à lui de saisir directement le tribunal d’instance.

Références :

(1) Article 27 du décret du 17.3.67. (2) Art. 21 de la loi du 10.7.65. (3) Art. 18-1 de la loi de 1965. (4) Art. 9-1 du décret de 1967. (5) Art.18 de la loi de 1965 (6) Art. 42 de la loi de 1965 (7) Arrêté du 14.3.05. (8) Art. 18 II de la loi de 1965.